Erst Prozess, dann KI: Mit Claude eine SOP samt Prozesskarte bauen

Hallo und herzlich willkommen zu diesem Snip heute. In diesem Snip wirst du lernen, wie du ein geeignetes SOP erstellen lassen kannst, also ein Prozesschart, was dir helfen soll, vor allem im Punkte KI-Transformation, deine Prozesse besser zu analysieren und zu erkennen. Und das machen wir gemeinsam mit Claude. Denn das Schlimmste ist, wenn du irgendwo KI einführen willst, ist, dass du deine Hausaufgaben nicht gemacht hast, also gar nicht weißt, was sind eigentlich die aktuellen Schritte in diesem spezifischen Prozess und wo können wir jetzt unterscheiden: Was macht der Mensch? Was macht die KI? Für mich gibt es hier immer ganz klare Grundlinien. Zum einen finde ich, alles, was direkt in der Beziehung mit einem anderen Menschen, in der Kommunikation, in der Abwicklung ist, sollte natürlich auch beim Mensch bleiben. Alles, was Routineaufgaben sind, die einfach wahnsinnig viel Zeit fressen, da ist natürlich die KI Gold wert. Und das wollen wir heute einmal gemeinsam mit Claude machen und Claude dafür nutzen, unseren Prozess erstmal zu verstehen. Und das kann man nämlich sehr gut mit der Sprachfunktion von Claude machen. Und dazu gehen wir jetzt einmal kurz zu Claude rüber. Ich habe hier, wie ihr seht, bereits einen Prompt eingegeben. Diesen bekommt ihr natürlich wie immer. Also: „Du bist mein AI Prozess Consultant. Interviewe mich zu unserem Prozess von der ersten B2B-Kundenanfrage bis zum fertigen Angebot.“ Wir wollen also hier unseren klassischen B2B-Prozess bei snipKI einmal angehen, wie wir eben dann auch mit ja, Geschäftskunden zusammenarbeiten und was eben die Erstakquise bis hin zum finalen Angebot alles beinhaltet. Dazu möchte ich jetzt, dass Claude mich einmal interviewt. Natürlich ist das hier ein Fake-Prozess, aber es ist einfach noch mal genau: „Kopiere diesen Prompt“, habe ich hier auch noch mal als kleinen Hinweis für euch reingegeben. Er hat natürlich die Informationen, wie so ein klassisches SOP aussehen soll, schon gezielt ja, hinterlegt und sieht das hier entsprechend. Und jetzt kann ich hier über die Sprachfunktion ganz einfach ihm antworten. „Eine anpassende Version unter deinen echten Antworten.“ Genau. Und dann würde ich hier unten einfach auf „Dictate“ gehen. „Hallo Claude. Also bei uns läuft der Prozess wie folgt: Wir haben in den meisten Fällen Leads, die über LinkedIn reinkommen, oder eben auch über Kontakte, vor allem kommen wir natürlich auch viele ja, Weiterempfehlungen von bereits guten Kunden. Und diese werden dann erstmal in unserem CRM gefunnelt und im Nachgang per E-Mail akquiriert, sodass dann einer unserer Founder oder unserer Consultants, also unserer AI-KI-Berater, entsprechend dann das Erstgespräch mit dem Kunden vornimmt, um erstmal herauszufinden, was ist gewünscht, wo stehen die Themen, wo sollen wir wie unterstützen. Und genau, also da ist so der grobe Prozess. Wenn du noch was brauchst, lass es mich wissen.“ Genau, so könnt ihr jetzt, das ist jetzt natürlich hier mal fiktiv reingegeben, ganz einfach den ganzen Prozess einmal durchgehen, alle Schritte. Je aktiver man natürlich in so einem Prozess arbeitet, umso besser. Aber sonst können das natürlich auch jegliche Mitarbeiter, die besonders goldenes Wissen im Unternehmen haben, einmal tun. Also quasi als Interviewer. Mit ChatGPT könnt ihr das sogar auch noch mal mit der Sprachfunktion, der Live-Voice-Funktion, noch mal ein bisschen intuitiver machen, wie so ein kleines Interview. Da hat Claude einfach noch nicht die Funktion, aber er geht hier ganz gut um. Genau. Genau, und so würde dann eben dieses Gespräch immer weiterlaufen und ihr würdet dann entsprechend alle entsprechenden wichtigen Informationen bekommen. Und genau, wir gehen jetzt hier aber gar nicht durch alle Fragen durch, sondern bitten jetzt einfach mal, um das zu vereinfachen, aber ich wollte euch diesen Prozessschritt einmal entsprechend zeigen, werden wir das jetzt einfach ein bisschen anders machen. Ich habe einen Prompt vorbereitet, wo wir jetzt einfach schon mal ein fiktives Gespräch, ja, einen fiktiven Prozess einfach schon mal angehen und würde das dann quasi hier noch mal kurz neu machen, dass ihr das einmal sehen könnt. Huch, was ist jetzt hier oben? Einmal ein ganz neues Feld öffnen und diesen Prompt eingeben. Das ist jetzt quasi, dass er mir das einmal fertig schon bauen soll, der Prozess, einfach um jetzt diese Frage-Antwort-Thematik, die ich euch hier einmal visualisieren wollte, etwas zu erweitern. Was er jetzt hier tut, ist: Er fragt mich nach Excalidraw, und das zeige ich euch nämlich jetzt mal. Und zwar ist Excalidraw ein kostenloses Tool, womit ihr Mapping, also quasi Chart-Mappings machen könnt, die ihr im Nachgang auch sehr gut aufbereiten könnt. Das heißt, wenn ihr diesen Prozess mit Claude danach gemacht habt, da kriegt ihr auch noch einen anderen Prompt, könnt ihr ihn dann bitten, entsprechend das Prozesschart dadurch einmal zu visualisieren und dazu dann entsprechend die MCP-Verknüpfung zu Excalidraw zu nutzen. Das zeige ich euch jetzt noch mal ganz kurz. Das findet ihr unter Customize, hier unter Plugins. Dann würdet ihr hier einmal Excali eingeben und dann seht ihr hier, es ist jetzt in meinem Fall schon connected. Den könnt ihr dann einfach connecten, ihr braucht auch keinen Account, ist ein kompletter, kostenloser Kanal und damit eben entsprechend auch für euch jederzeit leicht und individuell abrufbar. So, Claude arbeitet jetzt hier eben diesen fiktiven snipKI-Prozess zwischen einem B2B-Unternehmen einmal aus. Ich mache den daher nicht, deswegen kann ich den jetzt hier nicht komplett interviewen, sondern es geht jetzt darum, hier einmal euch ein tolles Beispiel – es gibt es natürlich ganz, ganz viele Möglichkeiten so Prozesscharts und SOPs aufzubauen. Und es ist auch für die Database unfassbar wichtig, dass man, bevor man irgendwo KI-Agenten, Automatisierung einsetzt, einem erstmal klar ist: Wie ist der Prozess aktuell? Wer macht was? Was ist uns als Unternehmen oder auch als Teamlead, als Gründer wichtig, dass es der Mensch macht, dass das im Mensch bleibt, dass es vom Mensch kontrolliert wird und wo wollen wir AI einsetzen? Ohne diese Vorarbeit entstehen halt sehr, sehr viele chaotische Prozesse und man verliert auch seine Identität, seine Authentizität. Und die KI kann eigentlich auch gar nicht so genau arbeiten, weil sie vielleicht gar nicht genau weiß, was ihre Aufgabe ist, wie sie sprechen soll, was die Werte des Unternehmens sind und wie sie denn diese Aufgabe auch wirklich zum Fokus und zum bestmöglichen umsetzen kann. Genau. So, hier sind jetzt erstmal die verschiedenen Themen. Das ist jetzt, wie gesagt, ein fiktives Unternehmen, was er jetzt sich hier einmal rausgesucht hat, mit Auftragsvolumen, Angebotsswerten und so weiter, um es jetzt einmal sehr, sehr schön für euch zu visualisieren. Hoffmann Feinkost GmbH fragt per Webformular nach drei Edelstahl-Förderbändern im Hygiene-Design. Anfrage bis Angebot. Dann der aktuelle Prozess, also wie er jetzt eben einmal laufen würde: Anfrage geht ein, Kundenanfrage im CRM, also ähnlich, wie wir das eben auch schon besprochen haben. Dann wird was kalkuliert. Und hier geht er immer: Zuständigkeit ist ganz wichtig, dass man eine feste Person oder eben ein KI-Agenten pro Schritt auch definiert, sodass Verantwortlichkeiten klar sind. Weil bei mir jetzt eben: Gründer oder Consultant, es muss halt genau klar sein, wann macht wer was. Deswegen hat er mich da auch noch mal spezifisch gefragt, welche Tools sind involviert und wie ist auch der Input, also wie wird reingeschrieben, wird angerufen, wird eine E-Mail geschrieben und wie ist dann weiteres Vorgehen, Output, also und die typische Problemthematik, die dazwischen liegen könnte. Das ist eigentlich so das Klassische, wie man ein SOP aufbaut. Deswegen habe ich auch gesagt, bevor ich jetzt hier mit einem Sprachprozess, machen wir das jetzt so einmal fiktiv, dass ihr das wirklich auch einmal in der Aufbereitung habt, wie tief das sein soll. Also es ist auch wichtig reinzugeben: AI Transformation Consultant ist ein guter, eine gute Beschreibung dafür, weil die natürlich auch oder wir – ich bin zum Beispiel so einer, der dafür ausgerichtet ist, diese Themen auch gut auszuarbeiten und einmal zu schauen. Dann die Einordnung: Human, AI Assistant oder AI Motive ist hier dann auch noch mal. Also da gibt er ganz klar noch mal ein: Eingang sichten, das kann zum Beispiel AI-automatisiert werden. Also wenn jetzt viele Leads reinkommen, viele Anfragen reinkommen, dann kann die KI schon vorsortieren, schauen, zu wem muss es gefunnelt werden, wie wird es klassifiziert. Die CRM-Erfassung kann dann auch automatisiert, da werden die ganzen Kundendaten schon in ein CRM-System gegeben und reine Datenübertragung. Die Qualifizierung könnte dann der AI Assistant machen nach klarer Vorgabe, muss dann sozusagen wer oder wie soll das entsprechend sein. Also hier hat er jetzt in der Tat dann den Human auch weitestgehend beim Beratungsgespräch, kann aber auch sein, dass ihr zum Beispiel die Qualifizierung läuft nur über einen Mitarbeiter. Das muss ganz klar sein und ganz, ganz wichtig sein. So, jetzt muss ich hier einmal kurz das Prozesschart, dass er jetzt weiterarbeiten kann hier links. Genau, und dann habt ihr hier einmal die Leitplanken, Umsetzungspläne. Also er hat das jetzt wirklich einmal sehr gut vorbereitet, um das Prozesschart dann im Nachgang auch richtig zu bauen. Und ihr seht jetzt hier links, arbeitet er schon im Prozess. Also er baut jetzt wirklich hier die einzelnen Felder: Was, wann, Funktion. Das ist bei Prozesschart, SOP super, super wichtig. Auf der Basis können dann Automatisierung und auch eben entsprechende Festlegung: Wo und welche Tools für AI möchte ich einsetzen? Wo möchte ich auch sicherstellen, dass die AI mit den Datenschutzrichtlinien konform ist? Ihr wisst, manche Daten wie Kundendaten dürfen in manche AIs auch nicht rein oder ist auch aus den Grundlagen des Unternehmens nicht gewünscht. Da muss man natürlich auch, dass hier dann eben ein Mensch auch in die Qualifizierung geht und in die manuelle Eintragung. Und oder eben Dinge auch noch mal anonymisiert werden. Auch diese Dinge muss man dann in so einer AI-Prozessstruktur entsprechend einmal durchlaufen. Genau. Ich weiß gar nicht, ob ich jetzt hier schon reinklicken kann. Genau, wenn ich jetzt das mache, wird er wahrscheinlich einmal in einen Link wollen, da muss ich euch einmal kurz mitnehmen. So, jetzt seht ihr hier einmal schön wie so ein geschriebenes Format, einmal das ganze Prozesschart, wo er jetzt drauf gearbeitet hat. Da ist eben gerade Claude auch noch dran. Er hat das hier schön geteilt: Was ist Mensch, was ist KI, was ist menschliche Freigabe, Entscheidung. Und hier auch entsprechend das einmal alles gemappt und runtergesetzt, bis es dann zum finalen Angebot auch geht. Ich gehe noch mal ganz kurz bei Claude rein und gucke, ob er es fertig hat. Die PDF ist fertig, das Dokument enthält das fiktive Unternehmen. Genau, und das heißt, wir sind jetzt hier einmal komplett. Haben eben dieses wirklich durch einen Prompt, durch eine leichte Umsetzung, wie gesagt, einer guten Interviewgestaltung mit ganz klaren Reingeben: Welche Systeme arbeitet ihr? Welcher Mensch macht was? Vielleicht auch die Namen der Personen reingeben. Je genauer ihr das haben wollt im Prozesschart, desto besser. Und so könnt ihr dann sehr schön diese ganzen verschiedenen Prozesse einmal hier mappen, die hinterlegen und dann entsprechend auch schauen: Wo automatisieren wir KI, mit der KI auch besprechen, welche Tools sind dafür am besten geeignet, was funktioniert auch mit euren bereits bestehenden Tools am besten.